紙レシートと電子領収書はどう分けて保存する？電子帳簿保存法の整理手順

資料確認日：2026年9月24日。金額、店名、ファイル名、記録IDは説明用の架空例です。個別の保存要件や消費税上の取扱いは、利用する制度と自分の状況に合わせて確認してください。

最初に「紙で受領」「電子で受領」を分ける

保存方法を決める前に、領収書を受け取った形を記録します。紙で受け取った書類を撮影する場合はスキャナ保存の検討です。メール添付、ダウンロード、ECサイトの画面など、取引情報を電子で受け取った場合は電子取引データの保存を検討します。

国税庁は、紙で受け取った領収書等をデータ化しなければならないわけではない一方、電子取引で受け取った取引情報は一定の要件の下で電子データを保存する制度だと案内しています。C27-N1 C27-N2

架空例：3件を同じフォルダへ放り込む前に、元資料を記録する

架空の9月分として、次の3件を整理します。記帳前に受取形態、元資料、保存先、確認状況を一行にまとめます。

3件の合計9,020円は検算用です。資料が3つあることと、必要経費になる金額や記帳時期が確定することは別です。カード明細や銀行引落しがあっても、同じ支出をもう一度足しません。

紙レシートを撮影するだけなら、紙を捨てる前に止まる

紙をスマートフォンで撮影して見やすくすること自体と、紙に代えてスキャナデータだけを保存することは分けて考えます。国税庁の2026年7月版Q&Aは、スキャナ保存を一定の要件の下で紙の保存に代える制度と説明しています。C27-N1

同Q&Aでは、要件に従って読み取り、記録事項と紙を比べ、折れ曲がり等も含めて同等確認を行った後であれば、一定の場合を除き紙を廃棄できるとしています。一方、入力期間を過ぎた場合など紙も保存すべき例があります。撮影できたという理由だけで、すぐ廃棄しません。C27-N3

1. 紙面の端、日付、取引先、品目、金額が読めるか確認する。
2. 使う保存方法の入力期間、解像度、改ざん防止、表示、検索等の要件を確認する。
3. 画像と紙の内容を比べ、欠け・折れ・裏面・複数枚の漏れを確認する。
4. 廃棄可否を判断できない間は、紙を元の月別保管先に残す。

R-P01は紙のまま保存する架空例です。撮影画像は日常の確認に使えますが、この例ではスキャナ保存の要件を満たした証明にせず、紙を廃棄しません。

電子領収書は、印刷して撮り直す前に元データを保存する

電子取引で受け取った領収書データは、紙へ印刷したものを保存する作業へ置き換えません。国税庁の2026年7月版Q&Aは、電子取引データを出力した書面をスキャナ保存する方法は認められないと案内しています。元の電子データを適切に保存したうえで、経理上の便宜のため印刷すること自体は禁止されていません。C27-N4

R-E01では、メールに添付されたPDFを保存し、メールの日付・送信元・対象サービスと対応させます。R-W01では、Web画面を見ただけで終わらせず、取引日・金額・取引先など必要な情報を確認できるデータを取得します。国税庁は、電子取引データについて改ざん防止、表示・出力、日付・金額・取引先による検索等の確認事項を示しています。C27-N2

記録ID：R-E01
受取形態：メール添付PDF
取引日：9月12日
取引先：架空サービスA
金額：4,400円
元データ：受信したPDF
保存先：2026-09／電子／R-E01.pdf
対応記録：管理表R-E01
確認待ち：改ざん防止と検索方法を運用メモで確認

紙と電子の両方があるときは、内容が同じか確認する

同じ取引について紙と電子の両方を受け取った場合、2件の支出として記録しません。国税庁Q&Aは、電子データと書面の内容が同一で、書面を正本として扱う取決めがある場合は書面保存のみで足りる一方、電子データに紙を補完する情報が含まれる場合は両方の保存が必要になると説明しています。C27-N5

個人で運用する場合も、「どちらを元資料として扱うか」「もう一方に追加情報がないか」をメモします。見た目が同じでも、電子メール本文に注文番号や訂正内容がある場合は、PDFだけで情報がそろうと決めつけません。

月末に、元資料から記録へ戻れるか確認する

紙と電子の資料を記録IDで結ぶ基本手順に戻ると、月ごとの保管先と記帳をまとめて確認できます。件数が増え、表示・検索・重複確認の負担が大きくなったら、会計ソフトで確認したい保存・取り出しの条件を比べてください。

制度の要件を満たしているか判断できない場合や、保存方法を途中で変える場合は、紙や元データを先に捨てず、国税庁の最新Q&Aまたは税務署・税理士へ確認してください。