年をまたぐカード払いの仕訳は？年末の未払いと翌年の引落しを照合する

購入・納品や使用・請求・引落しの日付を並べる

カードの利用日、品物が届いて使った日、カード会社の請求に載った日、銀行から引き落とされた日は、同じとは限りません。年末には、金額だけでなく、それぞれの日付がどの資料で確認できるかをそろえます。

国税庁は、必要経費に入る時期を、支払った年だけで決めるものとはしていません。業務上の費用に当たるかに加え、その年末までに支払義務が成立し、その義務の原因となる事実が生じ、金額を合理的に計算できるかを確認する考え方を示しています。カード決済日だけを見て「すべてその年の経費」とは決められません。C19-N1

ここからの例は、個人事業の一般的な複式簿記、消費税免税、税込経理に限定します。事業専用カードの未払金と、引落しを受ける事業銀行口座をともに帳簿へ含め、前年から継続して記帳している前提です。品物は少額の業務用消耗品で、購入日に納品・使用し、費用性と債務が確定する条件を確認済みと仮定します。

年をまたぐ返品、分割手数料、私用、資産・棚卸、前払い、未納品、現金主義の特例は、この例に含めません。日々の購入と引落しの区別から確認したい場合は、先にカード購入から引落しまでの記録方法を参照してください。

年末に払っていない購入を、IDごとに拾う

以下はある年の12月と、その翌年の1〜2月の説明用の架空例です。実際の購入や今後の支払予定ではなく、特定のカード会社の締日・引落日の再現でもありません。12月初めのカード未払金は0円で、ここに挙げる以外の取引・手数料・返品・私用・未使用在庫はないものとします。

まず12月31日時点の表を作るので、翌年購入のZ-01は対象から外します。Y-01は年内に支払済みです。残るY-02とY-03の合計が、そのカードの年末未払金になります。

当年の購入14,300円 − 当年の引落し3,300円 ＝ 年末未払い11,000円

購入14,300円の内訳は3,300＋8,800＋2,200円です。元資料へ戻れるよう、各IDに領収書・用途の記録・カード明細の該当行・帳簿の登録IDを結びます。支払済みのY-01には、12月27日の銀行明細も対応させます。

この例では始めの残高を0円としています。実際の照合で11月以前の未払いがある場合は、その内訳も先に含めないと、12月の購入だけを集めても年末残高は説明できません。

年末11,000円と翌1月請求8,800円の差を確かめる

年末未払いは、12月31日時点で支払いが残っている購入を集めた金額です。翌1月の請求は、その請求に含まれる利用分の金額です。同じ集計範囲になるとは限りません。

ここで確かめたいのは、差額を計算できることに加え、その2,200円がY-03として次の請求に含まれていることです。1月分だけで見つからなければ、カード明細の対象期間と、その後の請求を確認します。翌2月の請求ではY-03に翌年購入Z-01が加わるので、請求合計だけでなく購入IDまで戻ります。

この差2,200円は、請求範囲の違いで説明できています。費用や雑収入を足して、年末残高を翌月請求額へ無理に合わせる場面ではありません。説明がつかない場合は、差額に対応する資料が見つかっていない状態として残します。

年末残高を翌年へ引き継ぎ、引落しで減らす

未払金を使うこの記録方法では、確認済みの購入を「消耗品費／未払金」、銀行引落しを「未払金／普通預金」で記録します。マネーフォワードの公式ガイドも、カード購入時に未払金を記録し、引落し時にその未払金を減らす流れを示しています。C19-M2

表の「借方」「貸方」は、仕訳の左側・右側です。記入例は次のとおりです。購入時の消耗品費は、本記事の限定前提で確認済みの品物だけに用いています。

12月31日の未払金11,000円は、翌1月1日の開始残高へ引き継ぎます。これは前から残る支払義務を引き継ぐ表示で、1月1日に新しい消耗品費11,000円を追加する取引ではありません。年度をまたぐカード支払いの公式例も、購入の記録、未払金残高の繰越、翌年の支払いを分けています。C19-M1

翌年の開始11,000＋新規購入4,400−1月引落し8,800−2月引落し6,600＝0円

この例の費用発生額は当年14,300円、翌年4,400円です。翌年の引落し合計15,400円には前年の未払い11,000円が含まれるため、15,400円をそのまま翌年の費用合計にしません。

翌年に届いた明細を、登録済み購入へ重ねない

12月の購入を領収書から記帳した後、翌年になって同じ購入のカード明細を取得することがあります。資料が後から届いても、新しい購入が増えたわけではありません。取込日より先に、元の購入IDと登録済みの内容を確認します。

たとえば翌年のZ-01 4,400円に加え、銀行引落し15,400円もすべて消耗品費へ入れると、翌年の費用は19,800円になってしまいます。これは、この例の翌年の費用4,400円に、支払いを重ねた誤りです。

実際のソフトでは、手入力・カード取込・銀行取込のどこまで登録済みかで確認箇所が変わります。同額という理由だけで明細を無視・削除することはせず、購入ID、資料、日付、登録先を照合します。記事の表を、そのまま製品画面の操作指示として使わないでください。

期末と期首が合わないとき、残高の範囲から調べる

翌年の開始残高が0円なら、この例では前年から残る11,000円を引き継げていません。ただし、差額11,000円を新しい費用として入れて数字を合わせると、原因を残したまま費用も増やすことになります。

まず、次の項目を元資料と記録で照合します。

マネーフォワードの次年度繰越では、期末残高を次年度の開始残高へ反映する設定があり、既に開始残高がある場合は上書きすることが説明されています。残高を調べる前に、繰越操作を繰り返したり、開始残高を任意に書き換えたりせず、利用中の製品でどのデータが反映・変更されるかを確認します。C19-M3

最後に、確認した範囲を次のように残すと、次年度の記録から元資料へ戻れます。

ほかの年末作業も整理する場合は、確定申告前に確認する年末の資料と残高へ進めます。分割払いで元本と手数料が残る場合は、本記事の一括払い例と混ぜず、分割払いの購入額・手数料・未払いを照合する例を確認してください。

引落し予定を資金管理にも使う場合は、支払日から使える資金を確かめるカレンダーへ分けて記録します。支払予定表は、費用をどの年へ入れるかの判定資料の代わりにはなりません。

取込・購入・引落しの対応付けに手間が残る場合は、会計ソフトで確認したい明細取込・照合の条件を比べてください。前年分の取得範囲、登録済み取引との重複確認、期末と期首の残高、元資料への戻り方を確認します。ソフトへ取り込めたことだけで、対象年や残高の確認まで終わったとは限りません。